Księgowość i firma

Posts Tagged ‘księga przychodów i rozchodów’

    Księgę Przychodów i rozchodów należy prowadzić zgodnie z obowiązującym wzorem. Wpisujemy do niej wszystkie poniesione koszty i uzyskane przychody. Konieczne jest zbieranie wszystkich potwierdzeń dokonywanych operacji w formie faktur VAT, dowodów zapłaty i innych dokumentów. Dokumenty wystawione przez nas przechowujemy ich kopie natomiast, te które otrzymujemy są oryginałami. Urząd Skarbowy zobowiązuje nas do przechowywania wszystkich dowodów księgowych przez okres 5 lat.

Faktury, które będziemy wystawiać dla naszych kontrahentów możemy tworzyć za pomocą programu komputerowego do fakturowania bądź też posługując się gotowymi drukami, które jedynie należy uzupełnić. Faktury nie wymagają ani podpisu odbiorcy ani wystawcy. Nie jest także konieczne ich opieczętowanie. Przydatne może okazać się uzyskanie podpisu od osoby pobierającej towar lub korzystającej z usługi przy wykorzystaniu płatności za pomocą przelewu w szczególności gdy mamy do czynienia wyłącznie z przedstawicielem współpracującej z nami firmy.

Prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów umożliwia wyliczenie należnego Urzędowi Skarbowemu podatku. Dla małych przedsiębiorców przewidziana jest możliwość comiesięcznego rozliczania się lub też dokonywania wpłat co kwartał do 25 dnia każdego miesiąca kończącego dany kwartał. Decyzję o rozliczaniu się co kwartał należy podjąć przed założeniem własnej działalności gospodarczej gdyż trzeba zgłosić to w urzędzie przed rozpoczęciem działań. Dla nowego przedsiębiorcy jest to bardzo wygodna forma ponieważ rzadziej trzeba przygotowywać odpowiednie dokumenty. Kwartalnie można oprócz podatku dochodowego można także rozliczać się z podatku VAT

     Rozliczanie się z podatkiem na zasadach ogólnych wymaga prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów. W prowadzeniu książki istnieje możliwość wyboru sposobu ewidencjonowania kosztów. Koszty uzyskania przychodów będą potrącone tylko w roku podatkowym w którym zaistniało zdarzenie. Możliwe jest także potrącenie kosztów uzyskania  przychodów poniesionych w latach wcześniejszych a dotyczące przychodów obecnych oraz możliwe jest też określenie kwoty kosztów uzyskania przychodu które zostały zarachowane ale dotąd nie zostały poniesione pod warunkiem, że odnoszą się do danego roku podatkowego, który omawiamy. Zdarzają się sytuacje, że niemożliwe jest zarachowanie kosztów w odniesieniu do danego roku podatkowego. W tym przypadku koszty uzyskania przychodu są potrącone w tym roku, w którym zostały poniesione.

Aby nie komplikować sobie życia prowadząc księgi przychodów i rozchodów lepiej przyjąć zasadę aby koszty uzyskania przychodu były potrącane wyłącznie w roku podatkowym , w którego trakcie zostały poniesione.

Uproszczenia w prowadzeniu księgowości radzi się wprowadzać na początku roku do 20 stycznia. Wówczas możemy w urzędzie skarbowym złożyć oświadczenie o wyborze ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych jako formy opodatkowania. Możemy też zdecydować się na tę formę jednak z tym udogodnieniem, że płacić będziemy raz na kwartał.

Możemy też zdecydować się na kartę podatkowa lub na dziewiętnastoprocentowy podatek liniowy. Jeżeli w porę nie złożymy stosownego oświadczenia wówczas będziemy rozliczać się tak jak zadecydowaliśmy w poprzedzającym omawiany moment roku.

Wiele osób prowadzących księgowość, zarówno w dziale kadr i płac jak i w swoim własnym małym lub jednoosobowym przedsiębiorstwie, zastanawia się nad użyciem specjalnego programu komputerowego do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Pomijając fakt, że jest to bardzo wygodne warto też zastanowić się jakie realne korzyści daje użycie takiego programu oraz czy warto zastosować wersję bezpłatną czy też zainwestować w wykupienie licencji dla użytkowników profesjonalnych i udoskonalanych wciąż programów.

Programy pozwalające na prowadzenie księgi przychodów i rozchodów dają też możliwość rozliczania z podatkiem, wydruku niezbędnych deklaracji, prowadzenie kartotek kontrahentów, urzędów skarbowych, zdarzeń gospodarczych, kont i innych. W zależności od wersji programy pozwalają też na prowadzenie rejestrów VAT, a także rozliczanie podatku VAT. Trzeba zauważyć, że większość z darmowych programów w rzeczywistości to wersje testowe pozwalające na korzystanie z nich przez określony czas w efekcie zmuszając nas po jego upływie do wykupienia licencji. Ważna kwestia pojawia się także w przypadku współpracy z programami kadrowo- płacowymi co nie jest wcale rzeczą oczywistą w przypadku różnych producentów poszczególnych aplikacji. Zastanowić należałoby się też nad odpowiednią wersją danego programu gdyż zazwyczaj każda z nich przeznaczona jest dla innego typu przedsiębiorstwa – firmy jednoosobowe, nie będące podatnikami VAT, firmy jednoosobowe będące podatnikami VAT, firmy wieloosobowe, dla kilku firm wieloosobowych. Producenci oferują także sprzedaż programów funkcyjnych w pakietach a zakup taki wydaje się jak najbardziej logiczny z punktu widzenia kosztów jakie wyniesie nas zakup pojedynczo w porównaniu do pakietu.

Aby spełniać wymagania ustawowe dotyczące prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nasze przedsiębiorstwo, przede wszystkim, nie może przekraczać obowiązującego limitu dochodu, który wskazuje moment właściwy do rozpoczęcia prowadzenia pełnej księgowości. Obecnie kwota ta wynosi 80 tysięcy euro. Przeliczenia waluty należy dokonywać zgodnie z obowiązującymi przepisami. Księgę przychodów i rozchodów zgodnie z ustawowymi wytycznymi powinni prowadzić prowadzą:, osoby fizyczne, spółki jawne osób fizycznych, spółki cywilne jak i również spółki partnerskie, które wykonują działalność gospodarczą lecz nie wypełniają kryteriów przewidzianych w prawie co zobowiązania do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz nie zobowiązały się dobrowolnie do prowadzenia takich ksiąg. Oprócz wymienionych jednostek do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zobowiązani będą również: osoby, które wykonują działalność na podstawie umowy agencyjnej oraz umów na warunkach zlecenia, które zostało zawarte na podstawie odrębnych przepisów, również duchowni, którzy dobrowolnie zrezygnowali z opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.

Niezależnie od tych przepisów do prowadzenia takiego rodzaju księgowości mogą być zmuszone również inne jednostki np. te osoby, które dobrowolnie zrezygnowały z opłacania ryczałtu podatku dochodowego.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów musi być prowadzona na podstawie dowodów księgowych, które potwierdzają operacje gospodarcze. Musi być również sporządzana terminowo – co oznacza, że wszelkie operacje finansowe powinny być ewidencjonowane w rzeczywistym terminie tych operacji, w walucie polskiej, bezbłędnie rachunkowo czyli bez pomyłek rachunkowych, czytelnie oraz bez używania korektorów, gumek i innych.

KpiR powinna być prowadzona w sposób niewadliwy co oznacza, że powinna być aktualnie uzupełniana, prowadzona w złotówkach, czytelnie i w sposób trwały w oparciu o dowody księgowe. Księgę można prowadzić na zakupionym do tego specjalnym arkuszu lub za pomocą programu komputerowego.

WPISYWANIE ROZCHODÓW czyli przyporządkowanie ich do odpowiednich kolumn

Kolumna 10 (zakup towarów handlowych i materiałów) i 11 (koszty uboczne)

Zgodnie z umieszczonym opisem w danym wierszu podajemy kwotę rozchodu na konkretne towary i materiały bądź w kolejnej kolumnie koszty uboczne (transport, załadunek i rozładunek, ubezpieczenie w drodze)

Kolumna 12 (koszty reprezentacji i reklamy

WPISYWANIE PRZYCHODÓW czyli co wpisać w danym wierszu

W wierszach o kolejnych numerach porządkowych wpisujemy opis zdarzeń oraz wpisujemy właściwą kwotę.

Wiersze u dołu każdej strony uzupełniamy następująco:

Wiersz: Suma strony- suma elementów z kolumny na danej stronie

Wiersz: Przeniesienie z poprzedniej strony- suma którą na poprzedniej stronie wpisano w Rubryce >Razem od początku roku<

Wiersz: Razem od początku roku- kwota powstała po dodaniu wiersza >Suma strony< i >Razem od początku roku<

PODSUMOWANIE MIESIĄCA

Na koniec miesiąca podkreślamy wszystkie wpisy pod kreską pisząc jego nazwę. Sumujemy wpisy w każdej kolumnie oddzielnie i podkreślamy wyniki.

Dane z ostatnich wierszy księgi przenosi się do deklaracji PIT- 5L i PT- 5.

DOWODY KSIĘGOWE

Dowody księgowe potwierdzają wpisy w naszej Księdze Przychodów i Rozchodów. Najczęściej używane są Faktury VAT oraz dowody wewnętrzne.

Jeśli zdecydujemy się na prowadzenie księgowości naszego przedsiębiorstwa samodzielnie to musimy mieć świadomość, że pełna odpowiedzialność za ewentualne błędy oraz nierzetelność księgi przychodów i rozchodów spoczywa tylko i wyłącznie na nas przy czym należy nadmienić, że wypadku prowadzenia działalności gospodarczej odpowiadamy cały naszym majątkiem za ewentualne długi i zobowiązania, które powstaną lub zostaną zaciągnięte na kontro naszego przedsiębiorstwa. Ewidencjonowane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów zdarzenie muszą być ewidencjonowane zgodnie z ich faktycznym terminem oraz stan wykazany w dokumentacji musi być zgodny z rzeczywistością. Należy dbać również o czytelność księgi gdyż brak odpowiedniej czytelności danego dokumentu może prowadzić do zakwestionowania całości księgi. Nie każdy błąd prowadzi automatycznie do uznania podatkowej księgi przychodów i rozchodów za wadliwą. Istnieją pewne limity, które nie mogą zostać przekroczone- ponadto jeśli popełnimy błędy w ewidencji, które powodują zwiększenie podatku do zapłacenia to również nie może to być uznane za przestępstwo skarbowe ani za wykroczenie (są jednak wyjątki od tej reguły). Jeśli chcemy uniknąć odpowiedzialności za błędy popełniane przy prowadzeniu księgowości dobrze jest oddelegować te czynności do wyspecjalizowanego biura rachunkowego, które za odpowiednią opłatą zajmie się nasza dokumentacją (chodzi o przypadki gdy w naszym przedsiębiorstwie nie ma księgowej i nie jest zatrudniana w żadnym wymiarze godzin).