Przygotowanie faktury proforma
W niektórych przypadkach firmy decydują się na wystawienie faktury proforma, która po uiszczeniu określonej opłaty przez klienta, zobowiązuje sprzedającego do wypisania już normalnej faktury VAT. Taki rodzaj dokumentu praktycznie niczym nie różni się od klasycznego przykładu, a jedynie zostaje tam zaznaczona informacja na temat tego, że jest to faktura proforma wzór Excel. Nie trzeba więc szukać specjalnego formularza, by coś podobnego wypełnić, gdyż można to zrobić na tradycyjnym druku faktury. W niektórych programach do tworzenia takich dokumentów widnieje osobna opcja do tego, by wypisywać faktury proforma. Nie trzeba więc fatygować się zmianą nazwy i innych danych, gdyż wszystko to zostanie automatycznie uzupełnione. Podobnie sprawa wygląda, jeśli chodzi o wypełnianie faktur korygujących czy zaliczkowych. Ich formularze także znajdują się w podobnych systemach. Nie trzeba więc znać zasad ich sporządzania, gdyż dobry program posiadający instruktaż wypełniania kolejnych pól, z pewnością pomoże wystawić każdy dokument potwierdzający transakcję. Gdy już każdy fragment formularza jest gotowy, obliczone zostały wszystkie wartości, należy zapisać dokument i kliknąć na opcję faktura proforma druk. Dokument należy wydrukować dwa razy, oryginał ma być przeznaczony dla klienta, a sprzedającemu zostaje kopia. Oba egzemplarze mogą podpisać obie strony transakcji, jednak nie jest to warunek konieczny. Przy udziale programu komputerowego, dużo łatwiej jest zatem wystawiać dokumenty, takie jak faktury, dobrze jednak znaleźć taki, który będzie naprawdę sprawdzony.